Lean Administration überträgt die bewährten Methoden von Lean-Management in die Büros.

Lean Administration verwendet systematische Methodenpakete, die in einem 3 Stufen-Verfahren (Selbstorganisation, Zusammenarbeit, Prozessoptimierung) angewendet werden.

In jeder Stufe werden Schritt für Schritt die Potenziale aufgedeckt und realisiert. Nach und nach wird somit das Büroleben leichter und produktiver.

Lean Administration stellt für jeden Schritt erprobte Werkzeuge bereit und formuliert eine klare Erwartung. So können die Mitarbeiter systematisch angeleitet und die
Verbesserungen durch Audits abgesichert werden.

Lean Administration reduziert die Verschwendung im Büro: (Arbeits-) Bestände, Überinformation, Warte- Liege- und Such-Zeiten, Schlechter Informationstransfer und Handhabung, Schlechte Organisation des Arbeitsprozesses, Arbeitsfehler und Nacharbeit, Unnötige Bewegung.

Das Vorgehen in Stufe 1 „Selbstorganisation“ ist:

„5S Arbeitsplatz Gestaltung“ durchführen; Verschwendung reduzieren: „Verschwendungs-Rundgang“; E-Mail Effizienz erhöhen; Sofort-Prinzip umsetzen.

Das Vorgehen in Stufe 2 „Zusammenarbeit“ ist:

Ablagesystematik und Ablagetechnik; Besprechungs-Standards; Kundenorientierte Teamarbeit und Bürogestaltung; Effizienter Umgang mit Büro-Geräten; Bürohilfsmittel / -material / Büro-Kanban; Service Level Agreements.

Das Vorgehen in Stufe 3 „Prozessoptimierung“ ist:

Prozesse sichtbar machen und optimieren; Prozesssicht- und Wertschöpfungs-Übung; Prozess Überblick SIPOC; Prozess-Funktions-Diagramm; Prozess-Flußdiagramm; Value Stream Map; SOP‘s erstellen.

• ordentliche Schreibtische und Büros

• pfiffige Ablagesysteme reduzieren die Suchzeiten

• arbeiten nach Sofort-Prinzip: einmal einarbeiten, sofort erledigen!

• Routinetätigkeiten werden schneller durch klare, einfache Standards

• Mitarbeiter erkennen die Prozesse, die zu ihrer Tagesarbeit gehören

• fehlerfreies, bewusstes und achtsames Arbeiten

• die Bürowelt ist modern und an die Arbeitsabläufe angepasst

• vertrauensvoller, respektvoller und wertschätzender Umgang

• das Ganze geschieht gemeinsam mit den Mitarbeitern.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihr Büroalltag geprägt ist von:

Suchen statt Finden?

Suchen nach Dokumenten oder nach Akten in den zahlreichen Ordnern und Schränken. Suchen nach Dateien, die sich irgendwo in Laufwerken versteckt haben; oder suchen nach E-Mails.

Einer stark wachsenden Flut an E-Mails?

Stapeln von Akten, Papier, offener Arbeit und Unerledigtem?

Oft abends nicht mit der Arbeit fertig?

Medienbrüchen im Arbeitsfluss?

Ausdrucken, um anschließend zu faxen. Telefonnummer aufrufen in elektronischen Adressbüchern, um sie anschließend in ein Telefon einzutippen. Kopieren von Text aus Word Dokumenten in Outlook oder aus Excel in Power-Point.

Belastender Arbeitshaltung?

Durch ungünstig angeordnete Geräte, Bildschirme, Telefone ...

Ärgernissen?

Drucker, die kein Papier mehr haben. Rechner, die morgens mühsam hochfahren. Programme, die eigentlich etwas ganz anderes darstellen sollten.

Ausuferndes Protokollwesen?

Umfangreiche Projektdokumente – Ordnung der Projektdokumentation ist nicht oder unzureichend definiert. Hohe Anzahl der gleichen Protokolle und umfassendes Berichtswesen – hohe Bestände in den Schränken und Speichern. Keine Dokumentenlenkung bei Formularen, bei Anweisungen, Richtlinien etc.. Qualität der Zuarbeit lässt zu wünschen übrig – Formulare sind nicht vollständig ausgefüllt.